Delegar Atividades no Trabalho: Um dilema para líderes

Delegar atividades ainda causa desconforto em boa parte dos líderes nas empresas. A realidade do mercado atual não nos permite errar ou nos permite errar muito pouco.

Sendo assim, fica pairando na mente de vários líderes os seguintes mantras: “E se eu delegar a atividade e ele não a realizar direito?”; “E se eu delegar e ele não realizar a tarefa no tempo combinado?”; “E se eu delegar e ele não fizer a tarefa como eu faria?”

A delegação, assim como qualquer dimensão da liderança, tem seus segredos. Delegar atividades no trabalho nunca foi “delargar”. A maior parte dos processos delegação fracassa porque as atividades foram delegadas de forma errada e/ou para a pessoa errada.

Como delegar atividades de forma correta no trabalho?

– Ao delegar atividades, lembre-se de escolher a pessoa certa para receber aquela tarefa:

Para saber se a delegação está sendo feita para a pessoa correta é interessante observar algumas variáveis: talento para a tarefa, competência e maturidade suficientes para realiza-la (com ou sem acompanhamento da liderança), além de interesse e disponibilidade de tempo para executa-la no prazo estabelecido. Se essas condições estiverem sendo atendidas, a delegação estará sendo feita para a pessoa certa.

– Defina claramente qual é a tarefa a ser realizada:

Definir e comunicar de forma clara qual é a tarefa a ser realizada contribui muito no processo de delegação. A clareza na comunicação evita mal-entendidos, o que poderia fazer o subordinado tomar o caminho errado na execução da tarefa.

Além disso, evita que pessoas, que não estejam comprometidas, utilizem a falta de entendimento como argumento para não realizarem o trabalho. Explicar o motivo pelo qual a tarefa é necessária também pode contribuir muito na compreensão da atividade.

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Lembre-se que delegar atividades no trabalho é uma ótima estratégia de desenvolvimento de pessoas:

Desafios práticos no trabalho representam uma forte ferramenta de motivação e de desenvolvimento de pessoas. A melhor forma de aprender uma nova atividade é, sem dúvida, realiza-la na prática. No entanto, é válido lembrar que a atividade a ser delegada, para ser um agente positivo de autodesenvolvimento, deve ser compatível com o grau de competências e de maturidade do subordinado.

– Ao delegar atividades, lembre-se de fazer isso por escrito e utilize ferramentas de mensuração de resultados:

Além da conversa pessoal, é importante formalizar o processo de delegação por escrito para que, no final do prazo de realização da tarefa, seja possível identificar se ela foi cumprida ou não.

– Providencie os recursos necessários à realização da tarefa:

É necessário que o subordinado tenha condições materiais para a realização da atividade delegada. Por vezes, a pessoa que irá realizar a tarefa precisará de um software novo, uma máquina diferente, um carro, um treinamento, etc. Delegar sem dar condições de realização da tarefa é perda de tempo e energia.

– Deixe claro qual é o resultado e o grau de autonomia esperados para a tarefa:

Estabelecer qual é o resultado esperado para a tarefa permite ao subordinado compreender qual é o seu grau de autonomia na realização da mesma. Também é necessário combinar com o subordinado em que momentos da tarefa ele poderá seguir em frente e em que momentos ele precisará obter aprovação antes de agir. Essas medidas vão evitar muitos dissabores no processo de delegação para ambos os lados.

– Estabeleça qual é o prazo e o grau de prioridade da realização da tarefa:

Sinalizar qual é o grau de importância da tarefa em relação às demais atividades contribui no gerenciamento do tempo. Da mesma forma, é necessário estabelecer qual é o prazo final para a realização da mesma. Lembre-se que o mais importante é a relevância da tarefa para a empresa e não o nível hierárquico de quem a solicitou.

– Estabeleça, em sua agenda, datas para acompanhamento da atividade que foi delegada:

É importante acompanhar a realização da tarefa para evitar surpresas desagradáveis de última hora. É válido lembrar que quanto menos experiente na tarefa for o subordinado, maior o grau de acompanhamento exigido.

Quando a pessoa que recebeu a tarefa for capaz de realiza-la sozinha e de se responsabilizar pelas consequências de sua realização, sem apoio do líder, pode-se dizer que aconteceu o verdadeiro processo de delegação.

Ou seja, a verdadeira delegação exige preparação gradual dos subordinados ao longo do tempo.

– Compreenda que delegar corretamente pode ser um importante impulsionador de carreira:

Ao delegar atividades, o profissional poderá abrir espaço em sua agenda para atividades mais estratégicas. Ao mesmo tempo, sua equipe estará sendo preparada para desafios mais complexos, o que evitará que o profissional vire “refém” de seu próprio cargo.

Conclusão:

Pode-se concluir que, quando bem administrada, a delegação é fonte de fortalecimento organizacional e da carreira dos profissionais envolvidos. E este é um caminho que vale a pena!

Deise C. Engelmann
Sincrony – Consultoria em Gestão de Pessoas