A Delegação de Atividades e o Sucesso nas Empresas

A delegação de atividades tornou-se fator-chave para o sucesso organizacional. Através da delegação, líderes criam condições para que os membros de suas equipes se desenvolvam, o que é fonte importante de motivação e de soluções inovadoras.

Além disso, ao serem liberados das atividades de rotina da organização, líderes podem dar maior atenção ao mercado e clientes atuais, ao desenvolvimento de novos produtos, serviços e mercados, além de potenciais parcerias que possam garantir a sustentabilidade da empresa no presente e no futuro. Olhar para o mundo externo à organização é fundamental em um mundo que muda cada vez mais rápido.

Se a delegação de atividades é tão importante, por que alguns líderes resistem em delegar? Que aspectos podem facilitar a delegação de atividades?

Os fatores mais comuns pelos quais líderes resistem à delegação de atividades são:

O líder ainda não desenvolveu o hábito de delegar atividades: 

Quanto menos tempo o líder dedica para o planejamento da delegação de atividades, maior a sua sobrecarga, o que dificulta a delegação e torna-se um ciclo vicioso. O líder acaba ficando sobrecarregado e sem tempo de planejar a delegação de atividades.

Não existem pessoas disponíveis na equipe para que a delegação de atividades aconteça:

A falta de delegação pode ser gerada pelo dimensionamento incorreto da equipe. Quando todos estão sobrecarregados, a delegação de atividades adicionais torna-se mais difícil;

Leia também: Gestão de Desempenho: mensurando resultados de pessoas e equipes

Os papéis e responsabilidades não estão claros na equipe: 

A ausência de clareza em relação aos papéis e responsabilidades dos membros da equipe dificulta a delegação. Isso acontece porque o líder, por vezes, não sabe para quem delegar as atividades e a quem responsabilizar quando a tarefa tiver sido muito bem-sucedida ou quando não tiver sido realizada com sucesso;

A crença do líder de que “ele pode fazer melhor” e que, por isso, é melhor não fazer a delegação de atividades: 

Deixar de delegar atividades porque o líder acredita estar melhor preparado para desenvolvê-las faz com que preciosas oportunidades de desenvolvimento das pessoas da equipe sejam desperdiçadas. É válido lembrar que todo líder deve ser também um educador;

A preocupação de que a delegação de atividades não irá dar certo ou de que o “aprendiz irá superar o mestre”:

A preocupação de que a equipe não fará a atividade delegada com sucesso e que a responsabilidade pelo fracasso da atividade será cobrada do líder faz com que a delegação deixe de acontecer. Ao mesmo tempo, alguns líderes parecem temer o “efeito sombra” onde os membros da sua equipe podem superá-lo e, eventualmente, ameaçar seu papel organizacional. Tais líderes não percebem que ter uma equipe desenvolvida e bem estruturada pode impulsioná-los a desafios maiores na empresa.

Se os obstáculos à delegação de atividades são esses, como os líderes podem ultrapassá-los?

Escolha, com bons critérios, as pessoas para as quais irá delegar:

Lembre-se que conhecer os talentos e o grau de experiência de cada membro da equipe são fatores-chave para a delegação bem-sucedida;

Lembre que delegar é diferente de “delargar”:

É importante que o líder acompanhe os membros da equipe durante a execução das atividades delegadas, buscando saber se estes precisam de algum tipo de apoio;

Delegue a tarefa da forma mais completa possível, explicando em que contexto a atividade delegada está inserida:

É importante que a pessoa que recebeu uma tarefa entenda o motivo pelo qual tal atividade é necessária. Ao invés de delegar o preenchimento de um formulário, por exemplo, tenha certeza de que a pessoa compreendeu todo o processo no qual este está inserido e seu impacto no resultado organizacional, de forma sistêmica;

Transfira responsabilidade, autoridade e “cobrabilidade” na delegação de atividades: 

É importante que a pessoa que recebeu a tarefa compreenda que a responsabilidade por sua execução é dela. Além disso, também é importante deixar claro que a autoridade sobre a tarefa também lhe cabe, o que significa dizer que se esta precisar da contribuição de outras pessoas, ela terá a autoridade para solicitar ajuda e cobrar resultados;

Faça a cobrança do resultado, mas deixe a pessoa realizar a tarefa do jeito dela:

É importante que o líder entenda que, ao delegar uma atividade, a pessoa para a qual delegou provavelmente não a executará da mesma forma que o líder faria. Cada pessoa tem seu estilo. O importante é não interferir no estilo próprio dos membros da equipe, mas cobrar resultados com a qualidade necessária.

Conclusão:

Podemos concluir que a delegação de atividades pode impulsionar fortemente o desenvolvimento organizacional. Poder contar com pessoas mais autônomas e capazes de tomar decisões torna a organização mais rápida, flexível e adaptável às mudanças do mundo externo. E isso se transforma em velocidade e qualidade para o cliente, trazendo lucratividade ao negócio.

Deise C. Engelmann
Sincrony – Consultoria em Gestão de Pessoas